Vinkkejä onnistuneeseen ulkoistamiseen

Ulkoistaminen tarkoittaa tässä työvoiman eli resurssien vuokraamista ulkopuoliselta yritykseltä. Teet siis jonkun toimittajan kanssa sopimuksen siitä, että joku tai jotkut tulevat työskentelemään sinun tiimissäsi sovitulla tavalla, sovittuun hintaan ja sovitun ajan. Sopimus voi kattaa vain yhden henkilön tai vaikka kokonaisen tiimiorganisaation, mitään rajaa tässä ei ole. 

lkoistamisen suosio on kasvanut merkittävästi Suomessa ja tähän on monia syitä. Pari suosituinta lienee kustannussäästöjen hakeminen ja ammattilaispula kotimaisten toimijoiden keskuudessa, mutta tähän on vaikuttanut myös etätyön suosion kasvu. On huomattu, että ihan kaikkea ei tarvitse tulla tekemään yrityksen konttorille, vaan työt voidaan tehdä melkein missä vaan, kunhan prosessit on kunnossa. 

Ulkoistamiseen on toki muitakin syitä, se on toimiva tapa säädellä nopeasti tiimisi kokoa ja osaamista sekä vähentää kustannuksia. Saatat esim. tarvita jonkun alan erikoisosaajan tiettyyn projektiin ja tietyksi ajaksi, eikä tällä erikoisosaamisella ole sen jälkeen ainakaan jatkuvaa käyttöä -> ulkoista. Tai saatat tarvita lisävoimaa tietyn tavoitteen saavuttamiseksi nopeasti mutta et ehdi tai halua käydä läpi koko perinteistä rekrytointiprosessia ->ulkoista. Sitten tulemme taas tähän kustannussäästöasiaan eli sinulla voi myös olla paineita saada aikaiseksi enemmän samalla tai jopa pienemmällä budjetilla kuin aikaisemmin -> ulkoista.   
Ulkoistaminen siis kannattaa monessakin tapauksessa. Tässä muutama vinkki, joiden avulla se voi onnistua vieläkin paremmin.

Ulkoistaminen edellyttää luottamusta, etenkin jos et ole koskaan toiminut valitsemasi toimittajan kanssa. Tämä on ihan perusedellytys, ilman luottamusta homma ei toimi. Oletusarvona on, että toimittajalla ja sinulla asiakkaana on yhteinen tavoite eli projektin saattaminen sovitusti maaliin ja sopimuksen ehtojen täyttäminen. Sinä saat projektin tuotoksen liiketoimintaasi tehostamaan ja toimittaja saa sovitun korvauksen ja ehkä hyvän asiakasreferenssin, joten molemmilla osapuolilla on oikeita syitä pitää sopimuksesta kiinni ja hoitaa homma kunnialla loppuun saakka. Palaan toimittajan valintaprosessiin ja kriteereihin tarkemmin seuraavassa blogissa. 

Tee kunnon sopimus ja pidä siitä kiinni. Vaikka luottamus on hyvä asia, toimii kunnon kirjallinen sopimus vielä lisäkannustimena. Varmista, että keskinäinen sopimuksenne kattaa kaikki huolenaiheesi ja on tavoitteidesi mukainen. Esimerkiksi jos projektin kesken jääminen vuokratun työntekijän häipyessä parempiin hommiin huolettaa, riskiä voi pienentää lisäämällä sopimukseen tuntuvan sakon, jos työ jää toimittajasta johtuvasta syystä kesken.

Keskustelkaa toistenne kanssa. Varsinkin virtuaalitiimeissä keskustelu on erittäin tärkeää, kun toista osapuolta ei koskaan tapaa kasvotusten. Ole kohtelias mutta rehellinen ja sano suoraan, jos joku asia ei toimi tai jos haluat muuttaa jotain. Kuuntele myös toimittajaa ja erityisesti vuokraamiasi henkilöitä, onko kaikki kunnossa vai pitäisikö jollekin asialle tehdä jotain. Virtuaalitiimeissä joskus triviaalitkin pikkujutut – varsinkin tahattomat väärinymmärtämiset - saattavat paisua ongelmiksi, jos niitä ei hoideta ajoissa. 

Pidä huolta, että vuokrattu henkilö integroidaan omaan tiimiisi heti ja kunnolla. Pidä vaikka erillinen vapaamuotoinen virtuaalitapaaminen, jotta tiimisi tutustuu uuteen jäseneen ja päinvastoin. Varmista, että hän osaa käyttää kaikkia työnseurannan / tiimityöskentelyn työkaluja, ja että hänellä on niihin kaikkiin heti pääsy. Ota hänet mukaan myös tiimin epämuodolliseen toimintaan aina kun mahdollista, kysele kuulumisia ja anna hänen aina tuntea olevansa osa tiimiä.

Valitse toimittaja huolella, ota myös sijainti ja paikallinen kulttuuri huomioon. Jos omat sääntösi tai GDPR-lainsäädännön soveltaminen edellyttävät, että henkilötietoja käsitellään vaan EU:n alueella, valitse silloin toimittaja EU:n alueelta. Jos em. tyyppisiä esteitä ei ole, kannattaa ehdottomasti katsastaa tarjonta myös EU:n ulkopuolelta. Tosin mitä kauemmas kotimaasta mennään, sitä suurempia kulttuurisia eroavaisuuksia tulee vastaan ja nämä voivat haitata yhteistyötä, jos niitä ei tiedosta ja ota huomioon. Myös ylipääsemättömissä kiistatapauksissa oikeusprosessit kaukomailla sijaitsevaa toimittajaa vastaan voivat olla seikkailu sinänsä. Kaikkein paras tilanne on, jos ulkomaisen toimittajan edustaja, jonka kanssa teet sopimuksen, sijaitsee Suomessa ja noudattaa Suomen lainsäädäntöä ja suomalaisia yleissopimuksia, kuten esim. IT2018 sopimusta. 

Pidä kirjaa vuokratuista henkilöistä, ketkä ovat työskennelleet projekteissasi, jos käytät paljon vuokratyövoimaa. Kysy muilta tiimiläisiltä arvioita henkilöistä ja jaa arviot toimittajan kanssa. Luonnollisesti niitä tekijöitä, joiden kanssa tulet toimeen parhaimmin kannattaa kysyä nimeltä, jos ja kun tarvitset tekijöitä uuteen projektiin. 

Ja lopuksi, tiedosta myös inhimilliset tekijät. Vuokrattu työntekijä voi olla vaikka kuinka lahjakas ja fiksu kaveri, mutta jos esimerkiksi henkilökemiassa jokin tökkii niin sille ei yleensä voi mitään. Ja jos sinä asiakkaana niin vaadit, toimittajan pitää yrittää korjata asia mahdollisimman nopeasti ja vähin äänin, jos toimittaja pystyy vaihtamaan henkilön toiseen vähintään samantasoiseen ilman isompia järjestelyitä. Luonnollisesti tästä ei tule merkintää vaihdetun henkilön arviontitietoihin, kun kyseessä ei ole mikään asenne- tms. ongelma. Sitten tilanne on toinen, jos vuokratun henkilön asenteessa, osaamisessa jne. on ongelma; jo sopimuksessa pitää lukea, että tällaiset henkilöt vaihdetaan vähintään vastaavan tasoisiin ilman eri kustannusta ja näistä pitää aina laittaa merkintä henkilön arviointiin, jotta jatkossa ei tule yllätyksiä. 
​
Netect Oy tarjoaa laadukasta sovelluskehitystä ja ulkoistuspalveluja.
Lisätietoja: https://www.netect.fi/ulkoistuspalvelut.html